Passes para eventos: como escolher a credencial certa para o seu evento

Um convidado-de entrada geral, um VIP, um artista, um membro da equipe de produção e um contratado de segurança podem estar todos no mesmo local sem precisar da mesma credencial.

É por isso que a seleção da passagem do evento deve começar com a regra operacional e não com o catálogo de materiais:

função → regra de acesso → método de verificação → fator de forma → material → dados → emissão → aprovação da amostra

Depois que essas decisões são definidas, a escolha entre laminado, crachá, pulseira, credencial QR ou passe de evento RFID torna-se muito mais fácil.

Resposta rápida: Qual passe de evento atende a qual requisito?

O formato deve seguir a regra de funcionamento e não o contrário.

O que é um passe de evento?

Um passe de evento é uma credencial usada para identificar uma pessoa, função, veículo ou direito de acesso durante um evento.

O suporte físico pode ser um passe laminado, crachá de conferência, cartão rígido, credencial adesiva ou pulseira. O método de verificação pode ser inspeção visual, número de série, leitura de QR/código de barras ou RFID/NFC.

Estas são diferentes camadas de decisão:

Um passe laminado é um formato físico. VIP é um nível de acesso. RFID é uma tecnologia de credenciais eletrônicas. Tratar todos os três como “tipos de passes” concorrentes torna a aquisição desnecessariamente confusa.

Comece com funções e regras de acesso

Antes de escolher um material, liste os grupos que realmente precisam de credenciais. Um festival pode ter entrada geral, convidados VIP, artistas, equipe, mídia, segurança, fornecedores e contratados. Em vez disso, uma conferência pode precisar de participantes, expositores, palestrantes, funcionários e imprensa.

Em seguida, defina onde e quando cada grupo poderá ir.

Essa matriz de acesso pode posteriormente se tornar texto de função impresso, cores, intervalos de série, permissões QR ou regras RFID. Para locais com vários níveis de permissão, o mesmo princípio se aplica ao projetarpasses de acesso total-personalizados: "acesso total" deve ser um direito definido, e não apenas uma expressão decorativa.

Escolha o formato físico de como a credencial será usada

Os compradores que avaliam formatos de adesivos temporários podem consultar o guia parapasses pegajosos de cetim. Para internações grandes onde o formato-de pulso é mais prático, consulte o guia parapulseiras de admissão duráveis.

Se a escolha for especificamente entre um grande crachá visível e um suporte vestível, a comparação deCrachás de eventos RFID e cordões impressosfornece uma discussão mais focada. Os organizadores de eventos que consideram credenciais eletrônicas-usadas no pulso também podem analisarPulseiras RFID para eventos.

Escolha o material nas condições de uso

O material afeta a durabilidade, a impressão, a aparência e o comportamento do passe durante o evento. Ele não determina automaticamente a segurança.

As organizações que consideram credenciais personalizadas rígidas podem continuar com oguia de cartão de identificação personalizado.

A laminação pode melhorar o passe físico, mas não impede automaticamente a cópia, o compartilhamento de credenciais ou o uso de uma credencial cuja permissão foi revogada.

Separe a identificação visual da verificação de acesso

Diferentes recursos de credenciais resolvem problemas diferentes. Um passe-bem projetado não espera que um recurso faça todas as tarefas.

Os números sequenciais tornam-se úteis quando o evento registra o que aconteceu com cada credencial ou intervalo de números. O mesmo princípio é discutido com mais detalhes no guia paracredenciais de evento numeradas.

Códigos QR e códigos de barras

A GS1 define códigos de barras como representações de informações-legíveis por máquina, e seus padrões de códigos de barras 2D incluem suportes de dados no estilo-QR.Visão geral dos padrões de código de barras da GS1fornece uma referência útil para a camada-de transporte de dados.

Para um evento, entretanto, o código impresso é apenas o identificador. O aplicativo ainda precisa de regras de validade, verificações de duplicatas, expiração, revogação e substituição.

Projetos que usam pontos de verificação ópticos dedicados também podem revisardigitalizar-leitores de código.

RFID e NFC

RFID é uma camada de verificação eletrônica, não um material. O inlay ou chip pode ser integrado a um crachá, cartão, pulseira ou outro suporte físico.

O NFC Forum descreve o NFC como uma tecnologia sem contato operando a uma frequência base de 13,56 MHz. Esse fato técnico não significa que toda credencial de 13,56 MHz seja automaticamente compatível com todos os leitores ou plataformas de software.Visão geral técnica do Fórum NFCfornece o contexto de frequência e interoperabilidade.

Os compradores que precisam distinguir os dois termos podem revisarRFID x NFC. Se o projeto exigir especificamente um crachá eletrônico, o guia paraescolhendo um crachá de acesso RFIDcobre a próxima camada de decisões de credenciais.

A orientação RFID do NIST descreve os sistemas RFID como incluindo leitores, middleware e aplicações analíticas ou de negócios, e é por isso que “o crachá tem RFID” não é suficiente para definir como funcionam as permissões de um evento.NISTSP 800-98fornece o sistema mais amplo e o contexto de segurança.

Para obter mais detalhes sobre credenciais RFID estilo{0}}de cartão finalizado, consulte oGuia de cartão de crachá RFID.

Mapa impresso e dados eletrônicos antes da produção

Um passe de evento moderno pode conter vários identificadores ao mesmo tempo:

• identificação de registro;
• nome impresso do participante;
• passar serial;
• Valor QR ou código de barras;
• Identificador de credencial RFID;
• nível de acesso.

Esses campos devem ter um relacionamento definido antes que o fornecedor inicie a produção de dados-variáveis.

Os valores acima são meramente ilustrativos. A estrutura real depende da plataforma do evento.

O que importa é que a identidade impressa, o identificador digital e o registo de acesso não sejam criados como conjuntos de dados não relacionados. Os compradores que planejam logotipos, códigos de barras, numeração e outras informações variáveis ​​podem usar oimpressão personalizada e guia de dados-variáveiscomo uma referência de produção mais profunda.

Combine os controles de segurança com o risco real

A segurança da passagem-de eventos não é uma escala única que vai do papel na parte inferior até o RFID na parte superior.

As credenciais VIP merecem especial atenção porque o passe visual, o suporte ou o cordão não determinam por si só a autorização. Guia da Syntek paraTalabartes VIP RFID e segurança de eventosexamina essa distinção com mais detalhes.

Emissão e substituição do plano antes da abertura do evento

Um sistema de credenciais fica incompleto até que o evento saiba o que acontece quando um passe é perdido, danificado ou emitido incorretamente.

Defina quem pode criar e emitir credenciais, como é controlado o estoque sobressalente, quais comprovantes são necessários para substituição, se a credencial antiga deve ser invalidada e como é registrada a substituição.

Considere um passe VIP RFID que foi perdido durante um festival de-dias. Se a equipe simplesmente emitir outra credencial sem cancelar a autorização original, o evento poderá agora ter duas credenciais físicas associadas ao acesso válido.

A substituição faz, portanto, parte do controle de acesso e não apenas uma tarefa de impressão.

Separe as credenciais pessoais das credenciais do veículo

Um passe de veículo não é simplesmente um crachá maior para funcionários.

Um membro da tripulação pode ter permissão para entrar nos bastidores enquanto seu veículo particular estiver restrito ao estacionamento público. Um camião de entrega pode ser autorizado a entrar numa zona de carga apenas dentro de um período de tempo definido, mesmo que o seu motorista possua uma credencial de pessoal mais ampla.

Para locais controlados, planeje a pessoa e o veículo como sujeitos de acesso separados e, em seguida, decida se a credencial do veículo precisa de detalhes de registro, rota, zona, data ou informações de janela de entrega.

Trate a sustentabilidade como uma especificação definida

Termos comoreciclável, reciclado, biodegradáveleplástico-sem plásticodescrever diferentes propriedades. Não devem ser tratadas como classificações ambientais intercambiáveis.

Se a sustentabilidade for importante para a decisão de aquisição, pergunte o que o passe finalizado contém, se ele usa laminação ou camadas mistas, se os componentes eletrônicos estão incorporados e que rota de-fim de{1}}vida útil está realmente disponível. Um material base reciclável não prova automaticamente que a credencial convertida completa será aceita por um sistema de reciclagem local.

Aprove a credencial finalizada, não apenas a arte

Uma prova em PDF pode confirmar o layout, a ortografia e os dados visíveis. Não pode provar que o passe finalizado funciona no evento.

A amostra{0}equivalente de produção deve representar o material pretendido, dimensões, impressão, laminação, dados variáveis, slot ou punção, suporte, QR/código de barras e credencial eletrônica, quando aplicável.

Para credenciais eletrônicas, verifique todo o fluxo de trabalho em vez de confirmar apenas se um leitor detecta o chip. O mesmo princípio é abordado no guia da Syntek paraTeste de sistema RFID.

O que altera o custo dos passes de eventos personalizados?

Não existe um preço universal útil para passes de eventos personalizados porque a cotação depende da especificação finalizada.

Os fatores de custo comuns incluem material, quantidade, dimensões, laminação, versões de arte, nomes e fotografias, dados seriais, geração de QR/código de barras, tecnologia RFID/NFC, acabamentos de segurança, suportes ou cordões, embalagem controlada, requisitos de amostra e entrega.

Um laminado impresso simples e um crachá RFID contendo nomes exclusivos, códigos QR, credenciais codificadas e embalagens classificadas não são produtos equivalentes, mesmo quando suas dimensões parecem semelhantes.

Compare as cotações dos fornecedores somente após a normalização das especificações.

O que incluir em uma RFQ do Event Pass

Uma RFQ útil deve descrever o sistema de credenciais, bem como o produto físico.

• tipo e data do evento;
• data de chegada necessária;
• quantidade esperada;
• funções de credenciais e níveis de acesso;
• datas de validade, sessões ou turnos;
• formato e dimensões preferenciais;
• requisitos de materiais e acabamento;
• número de versões da arte;
• nomes, fotografias ou outros dados variáveis;
• requisitos de número-de série;
• Requisitos de QR/código de barras;
• Requisitos RFID/NFC;
• leitor e plataforma de software conhecidos, quando aplicável;
• requisitos de suporte, cordão ou fixação;
• lógica de embalagem e classificação;
• requisitos de-estoque sobressalente e reposição;
• requisito de aprovação de amostra-de produção.

Caso a credencial física ainda não tenha sido escolhida, envie primeiro a função e a matriz de acesso. Um fornecedor pode fazer uma recomendação mais útil a partir dequem precisa de acesso, onde pode ir, quando a permissão é válida e como será verificadado que de uma solicitação que diz apenas: "Cite passes de eventos personalizados".

Quatro erros de passagem de evento a serem evitados

Conclusão final

O melhor passe de evento não é a credencial com mais recursos. É aquele que torna claras e aplicáveis ​​as regras de acesso ao evento.

Comece com:

quem é essa pessoa → para onde ela pode ir → quando a permissão é válida → como ela é verificada → o que acontece se a credencial for perdida

Então escolha:

fator de forma → material → dados impressos → camada QR/RFID → emissão → aprovação da amostra

Um evento simples-de um dia pode precisar apenas de uma credencial visual clara. Um festival-com muitas funções pode se beneficiar de um grande crachá ou laminado. A admissão-de alto rendimento pode favorecer uma pulseira. Verificações eletrônicas repetidas, permissões-de múltiplas zonas ou credenciais revogáveis ​​podem justificar QR ou RFID.

O cartão deve seguir a regra de acesso-e não o contrário.